Was Standard-CRM wirklich kann – und was nicht
Standard-CRMs sind hervorragend für klassische Vertriebspipelines mit überschaubarer Logik: Lead anlegen, Stufen durchlaufen, Angebot, Abschluss, Reporting. Sobald Vertriebsprozesse von der Norm abweichen – mehrstufige Freigaben, Provisionsmodelle, Außendienst mit Gebietsschutz, Reseller-Strukturen oder enge ERP-Verzahnung – wird angepasst, was angepasst werden kann, und gebogen, was sich biegen lässt. Das Ergebnis: hohe Customizing-Kosten, Lock-in und ein System, das niemand mehr mag.
Echte Kosten eines Standard-CRMs nach 3 Jahren
- Lizenzkosten: bei 15 Nutzern Salesforce Enterprise ca. 27.000 €/Jahr, also 81.000 € in 3 Jahren
- Implementierungs-Partner für initiale Anpassungen: ca. 15.000 – 40.000 €
- Laufende Customizing- und Workflow-Anpassungen: ca. 5.000 – 15.000 €/Jahr
- Schnittstellen-Module (ERP, DATEV, Telefonie): meist Aufpreis bei jedem Anbieter
- Realistische Gesamt-Investition über 3 Jahre: 120.000 – 200.000 €
Wann sich ein individuelles CRM rechnet
Ein eigenes CRM lohnt sich ab ca. 10–15 internen Nutzern oder bei wiederkehrenden Spezialanforderungen, die im Standard nur mit Schmerz abzubilden sind. Die einmalige Investition liegt typischerweise bei 35.000 – 90.000 €, danach laufen nur Hosting (EU, ab 80 €/Monat) und Weiterentwicklung als Retainer (optional, ab 600 €/Monat). Nach 24–30 Monaten ist die Gesamtkostenrechnung meist günstiger als ein Standard-CRM – und das System tut exakt, was ihr braucht.
Entscheidungs-Matrix
- Klassischer B2B-Vertrieb, < 10 Nutzer, Standardprozesse → HubSpot oder Pipedrive
- Großer Enterprise-Vertrieb mit globalen Anforderungen → Salesforce
- Mittelständische Industrie mit Spezial-Pipeline & ERP-Anbindung → individuell
- Reseller-/Partnerstruktur mit Provisionslogik → individuell
- Kundenportal + CRM aus einem Guss → individuell
- Reine Lead-Erfassung mit < 3 Vertrieblern → HubSpot Free reicht oft
Was im individuellen CRM oft schon im MVP steckt
- Vertriebs-Pipeline exakt nach euren Stufen
- Rollen- und Rechtekonzept inkl. Gebiets- und Teamlogik
- Aktivitäten, Aufgaben und automatische Erinnerungen
- Angebots- und Auftragsanlage mit Vorlagen
- Reporting-Dashboards für Vertriebsleitung
- Schnittstellen zu DATEV, Outlook, ERP oder Buchhaltung
- DSGVO-konform, EU-gehostet, Eigentum am Code
Worauf bei der Migration zu achten ist
Wer von Standard-CRM zu einer eigenen Lösung wechselt, braucht einen sauberen Migrationsplan: Datenexport, Mapping auf das neue Datenmodell, Übernahme von Aktivitätshistorien, Schulung der Nutzer und ein paralleler Pilot-Betrieb von 4–8 Wochen, bevor das alte System abgeschaltet wird. Wir empfehlen einen Soft-Cutover statt Big Bang.