Microsoft SharePoint: solide, aber sperrig
SharePoint ist in vielen Mittelständlern bereits über Microsoft 365 bezahlt. Stärken: tiefe Office-Integration, AD-Anbindung, Dokumentenverwaltung. Schwächen: UX gilt selbst bei Microsoft-Fans als gewöhnungsbedürftig, Customizing braucht Spezialisten, mobile Nutzung ist nur eingeschränkt brauchbar. Sinnvoll, wenn Microsoft-Stack ohnehin gesetzt ist und das Intranet primär Dokumente und Teamräume bündeln soll.
Confluence: stark im Wissen, schwach im Prozess
Confluence ist exzellent für Wissensmanagement, Wikis und Doku – besonders in Tech-Teams. Für ein klassisches Mitarbeiterportal mit Anträgen, Schichtplänen, News, Bestellprozessen oder Onboarding-Strecken ist es das falsche Werkzeug. Hier braucht es Workflow-Logik, die Confluence nicht liefert.
Staffbase & Co.: schöner Standard, hohe Lizenz
Spezialisierte Anbieter wie Staffbase, LumApps oder Haiilo liefern eine moderne mobile Mitarbeiter-App out of the box: News, Push, Kalender, Mitarbeiter-Verzeichnis. Schwäche: Lizenzkosten skalieren pro Mitarbeiter (oft 4–8 €/Monat), individuelle Workflows oder ERP-Anbindungen sind selten ohne Aufpreis möglich. Sinnvoll für Unternehmen, die schnell eine moderne Kommunikationsplattform brauchen und keine tiefen Prozessintegrationen.
Individuelles Mitarbeiterportal
Eine individuelle Lösung verbindet Kommunikation, Wissen, Anträge und Prozesse in einer Oberfläche – exakt nach eurer Organisation. Single Sign-on, Mobile First, DSGVO-konform, EU-gehostet, keine Lizenzkosten pro Nutzer. Lohnt sich bei mittleren bis großen Mittelständlern (ab ca. 80 Mitarbeitern) oder wenn das Portal echte Prozesse abbilden soll, die kein Standard sauber liefert.
Kostenrahmen über 3 Jahre
- SharePoint Standard-Setup mit Customizing: 15.000 – 40.000 € + bestehende M365-Lizenzen
- Confluence Cloud (Standard): ca. 6 €/Nutzer/Monat – bei 200 Mitarbeitern ca. 43.000 €/3 Jahre
- Staffbase / Haiilo: ca. 4–8 €/Nutzer/Monat + Setup ab 10.000 € – bei 200 Mitarbeitern ca. 50.000 – 70.000 €/3 Jahre
- Individuelles Mitarbeiterportal: 40.000 – 90.000 € Setup + 80–250 €/Monat Hosting + optionaler Retainer
Was ein gutes Mitarbeiterportal heute können muss
- Mobile First – ein Großteil der Belegschaft hat keinen Desktop-Arbeitsplatz
- Single Sign-on mit AD / Entra ID / Google Workspace
- Rollen- und Standortlogik (Werk A sieht andere Inhalte als Werk B)
- Workflows für Anträge: Urlaub, Krankmeldung, Werkzeug, IT-Support
- Wissensbereich mit Suche, Versionierung und Freigaben
- Push-Benachrichtigungen für relevante News
- Schnittstellen zu HR-System, Schichtplanung, ERP
- Optional: KI-Assistent für Wissens- und HR-Fragen