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Automatisierte Angebots- und Rechnungsprozesse mit n8n
Daten wurden zwischen Formular, CRM und Buchhaltung manuell übertragen. Heute übernimmt ein dokumentierter Workflow die Übergaben. Auf Wunsch des Unternehmens anonymisiert – beschrieben werden Ausgangslage, Umsetzung und Wirkung, keine Kennzahlen.
Wo das Projekt begonnen hat.
- Anfragen kamen per Formular und E-Mail und wurden manuell ins CRM übertragen
- Angebotsdaten wurden für die Rechnungsstellung erneut erfasst
- Statuswechsel wurden per E-Mail kommuniziert und teilweise übersehen
- Fehlerquellen entstanden vor allem an den Übergabepunkten zwischen Tools
Was gelöst werden sollte.
Die Übergaben zwischen Formular, CRM und Buchhaltung sollten automatisiert, dokumentiert und für das Team nachvollziehbar werden.
Was gebaut wurde.
Zentrale Aufnahme aller Anfragen mit einheitlichem Datenmodell
n8n-Workflows für Anreicherung, Zuordnung und Übergabe an das CRM
Automatische Erzeugung und Ablage der Angebots- und Rechnungsdokumente
Benachrichtigungen und Wiedervorlagen bei Statuswechseln
Protokollierung jedes Schritts inklusive Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik
Was sich im Arbeitsalltag verändert hat.
Die Beschreibung bleibt bewusst qualitativ: Wir veröffentlichen keine Kennzahlen, die nicht überprüfbar dem Projekt zugeordnet werden können.
- Weniger doppelte Datenerfassung zwischen Systemen
- Übergaben sind dokumentiert und im Fehlerfall nachvollziehbar
- Statuswechsel werden zuverlässig ausgelöst statt manuell erinnert
- Workflows lassen sich um weitere Prozessschritte erweitern
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Nächster Schritt
Vergleichbare Aufgabe im eigenen Unternehmen?
Beschreibe kurz deinen Prozess. Du erhältst eine Ersteinschätzung dazu, welcher Ausbaustand sinnvoll ist und welche Schritte dafür nötig wären.