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    Prozessautomatisierung mit Make, n8n & Zapier – Schluss mit Copy & Paste zwischen Tools.

    Jede Stunde, die dein Team zwischen Tools hin- und herkopiert, ist verlorene Zeit. Wir automatisieren deine Geschäftsprozesse mit Make (ehemals Integromat), n8n, Zapier und – wo nötig – individueller Software. Von Lead-Routing bis Rechnungslauf: Workflows, die rund um die Uhr für dich arbeiten.

    Automations-Potenzial checkenLösungen ansehen

    Situation

    Wo Prozessautomatisierung sofort spart

    Automatisierung lohnt sich immer dort, wo Menschen Aufgaben mit klaren Regeln, hoher Wiederholung und wenig Kreativität ausführen.

    • Leads aus Website, Ads und Messe landen in verschiedenen Postfächern statt im CRM.

    • Rechnungen, Verträge und Angebote werden manuell erfasst, geprüft und weitergeleitet.

    • Termine, Kalender und Erinnerungen laufen über E-Mail statt automatisch.

    • Reports werden monatlich per Copy-Paste aus 5 Tools zusammengebaut.

    • Onboarding neuer Kunden oder Mitarbeiter besteht aus 30 manuellen Schritten.

    • Bestellungen, Lieferungen und Retouren synchronisieren sich nicht zwischen Shop, ERP und Buchhaltung.

    Lösungen

    Diese Automationen bauen wir

    Wir wählen die Plattform nach Anforderung: Make für visuelle Business-Flows, n8n für self-hosted und DSGVO-kritische Prozesse, Zapier für Standard-Integrationen, Custom Code für komplexe Logik.

    • 01

      Lead-Routing & CRM-Automation

      Formulare, Ads und Anrufe fließen automatisch qualifiziert und angereichert ins CRM.

    • 02

      Dokumenten-Workflows

      Angebote, Verträge, Rechnungen: automatisch erstellen, signieren, ablegen, verbuchen.

    • 03

      E-Mail- und Kommunikations-Flows

      Automatische Follow-Ups, Reminder, Handovers – nichts fällt mehr durchs Raster.

    • 04

      Datensynchronisation zwischen Systemen

      Shop, ERP, CRM, Buchhaltung, Newsletter: einmal pflegen, überall aktuell.

    • 05

      Terminkoordination automatisiert

      cal.com / Google / Outlook + CRM + WhatsApp-Reminder – Ende der Terminspam-Mails.

    • 06

      Buchhaltung & DATEV-Anbindung

      Belege, Rechnungen, Zahlungen und Zeiterfassung fließen strukturiert nach DATEV oder ins ERP.

    • 07

      Onboarding-Automation

      Neue Kunden, Mitarbeiter oder Aufträge durchlaufen automatisch Checklisten, Freigaben und Accounts.

    • 08

      self-hosted n8n Setup

      Für sensible Daten und volle Kontrolle: n8n in deiner eigenen Cloud, DSGVO-konform, wartungsarm.

    • 09

      Individuelle API-Integrationen

      Wenn Zapier oder Make an Grenzen stoßen, bauen wir eigene Schnittstellen.

    Nutzen

    Was Prozessautomatisierung deinem Unternehmen bringt

    • Ø 8+ Stunden Zeitersparnis pro Woche pro betroffenem Prozess.

    • Weniger Fehler durch klare Regeln und Validierungen.

    • Konsistente Daten in CRM, ERP, Buchhaltung und Marketing.

    • 24/7-Prozesse ohne Nacht-, Wochenend- oder Urlaubslücken.

    • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit – niemand mag Copy & Paste.

    • Skalierung ohne linear wachsende Personalkosten.

    • Klare Übergabepunkte zwischen Teams, statt Wissen in E-Mails.

    • Volle Transparenz durch Monitoring und Logs.

    Ablauf

    So automatisieren wir deine Prozesse

    Wir starten mit dem Nutzen, nicht mit dem Tool. Erst analysieren, dann priorisieren, dann bauen – Quick Wins zuerst.

    1. Phase 01

      Kick-off & Zieldefinition

      Welche Prozesse fressen Zeit? Wo entstehen Fehler? Was ist geschäftskritisch?

    2. Phase 02

      Prozess-Audit

      Wir mappen bestehende Abläufe, Tools, Datenflüsse und identifizieren Bruchstellen.

    3. Phase 03

      Automations-Roadmap

      Priorisierung nach Aufwand, Nutzen und Risiko – 3 Quick Wins zuerst.

    4. Phase 04

      Blueprint & Datenmodell

      Trigger, Bedingungen, Aktionen, Fehlerfälle – jeder Flow wird vorher gezeichnet.

    5. Phase 05

      Build in Make / n8n / Zapier

      Wir setzen die Flows plattformgerecht um – inkl. Error-Handling und Logging.

    6. Phase 06

      Testlauf mit Echtdaten

      Parallelbetrieb mit dem alten Prozess – bis alle Edge Cases sauber laufen.

    7. Phase 07

      Go-Live & Übergabe

      Dokumentation, Monitoring-Dashboard, Schulung deines Teams.

    8. Phase 08

      Wartung & Ausbau

      Monitoring, Optimierung, neue Flows – dein Automations-Layer wächst mit.

    Region

    Workflow-Automation Agentur für Nürnberg, Fürth, Erlangen und bundesweit

    Wir arbeiten mit Mittelstand, Industrie und Startups aus der Metropolregion Nürnberg und bundesweit remote. Persönlicher Kontakt vor Ort ist möglich – die meisten Flows entstehen jedoch effizient remote.

    Einsatzgebiet: Nürnberg · Fürth · Erlangen · Schwabach · Ansbach · Roth · Erlangen-Höchstadt · Neustadt an der Aisch · Herzogenaurach · Forchheim

    Warum makemaiweb

    Warum Unternehmen ihre Automation mit uns bauen

    • Zertifizierte Erfahrung mit Make, n8n, Zapier und Custom-APIs.
    • self-hosted n8n für DSGVO-kritische und regulierte Branchen.
    • Saubere Fehlerbehandlung, Retries und Alerts – kein „silent fail“.
    • Dokumentierte Flows, keine Blackbox – dein Team kann übernehmen.
    • Erfahrung mit HubSpot, Pipedrive, Salesforce, DATEV, Lexoffice, Shopify, WooCommerce.
    • Kombination mit KI-Modellen für Klassifizierung, Extraktion und Entscheidung.
    • Fixe Ansprechpartner statt Ticket-System.

    Referenz-Typen

    Typische Automations-Projekte

    • Lead-Routing von Website, Ads & Messeleads ins CRM inkl. Anreicherung
    • Rechnungslauf: OCR → Prüfung → Freigabe → DATEV
    • Onboarding neuer Kunden: Vertrag, Rechnung, Zugänge, Welcome-Mail automatisch
    • Shop ↔ ERP ↔ Versand-Synchronisation in Echtzeit
    • Wöchentliches Marketing-Reporting aus 6 Kanälen als PDF an die GF
    • Support-Ticket-Routing mit KI-Klassifizierung nach Priorität und Team
    • Recruiting-Pipeline: Bewerbung → Vorqualifikation → Terminvorschlag
    • Reklamations-Workflow mit Statusupdates und automatischer Kundeninfo

    FAQ

    Häufige Fragen zu Make, n8n und Prozessautomatisierung

    Zapier ist am einfachsten für einfache 1:1-Integrationen. Make eignet sich hervorragend für komplexe visuelle Workflows mit Verzweigungen. n8n ist self-hostbar, quelloffen und ideal für DSGVO-sensible oder größere Volumen. Wir wählen die Plattform pro Flow – manchmal kombiniert.

    Nächster Schritt

    Automatisiere die 3 nervigsten Prozesse zuerst.

    Wir zeigen dir im kostenlosen Audit, wo bei dir am meisten Zeit versickert – und wie schnell sich das drehen lässt.

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    Beschreibe dein Vorhaben – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ersten Einschätzung.

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