workflow // make · n8n · zapier

    n8n Agentur für individuelle Prozessautomatisierung

    Mit n8n lassen sich wiederkehrende Abläufe zwischen verschiedenen Anwendungen automatisieren. Besonders interessant ist die Plattform für Unternehmen, die mehr Kontrolle über Daten, komplexere Prozesslogik oder eine selbst gehostete Automatisierungsumgebung benötigen.

    Automations-Potenzial checkenLösungen ansehen

    Situation

    Wo Prozessautomatisierung sofort spart

    Automatisierung lohnt sich immer dort, wo Menschen Aufgaben mit klaren Regeln, hoher Wiederholung und wenig Kreativität ausführen.

    • Leads aus Website, Ads und Messe landen in verschiedenen Postfächern statt im CRM.

    • Rechnungen, Verträge und Angebote werden manuell erfasst, geprüft und weitergeleitet.

    • Termine, Kalender und Erinnerungen laufen über E-Mail statt automatisch.

    • Reports werden monatlich per Copy-Paste aus 5 Tools zusammengebaut.

    • Onboarding neuer Kunden oder Mitarbeiter besteht aus 30 manuellen Schritten.

    • Bestellungen, Lieferungen und Retouren synchronisieren sich nicht zwischen Shop, ERP und Buchhaltung.

    Lösungen

    Diese Automationen bauen wir

    Wir wählen die Plattform nach Anforderung: Make für visuelle Business-Flows, n8n für self-hosted und DSGVO-kritische Prozesse, Zapier für Standard-Integrationen, Custom Code für komplexe Logik.

    • 01

      Lead-Routing & CRM-Automation

      Formulare, Ads und Anrufe fließen automatisch qualifiziert und angereichert ins CRM.

    • 02

      Dokumenten-Workflows

      Angebote, Verträge, Rechnungen: automatisch erstellen, signieren, ablegen, verbuchen.

    • 03

      E-Mail- und Kommunikations-Flows

      Automatische Follow-Ups, Reminder, Handovers – nichts fällt mehr durchs Raster.

    • 04

      Datensynchronisation zwischen Systemen

      Shop, ERP, CRM, Buchhaltung, Newsletter: einmal pflegen, überall aktuell.

    • 05

      Terminkoordination automatisiert

      cal.com / Google / Outlook + CRM + WhatsApp-Reminder – Ende der Terminspam-Mails.

    • 06

      Buchhaltung & DATEV-Anbindung

      Belege, Rechnungen, Zahlungen und Zeiterfassung fließen strukturiert nach DATEV oder ins ERP.

    • 07

      Onboarding-Automation

      Neue Kunden, Mitarbeiter oder Aufträge durchlaufen automatisch Checklisten, Freigaben und Accounts.

    • 08

      self-hosted n8n Setup

      Für sensible Daten und volle Kontrolle: n8n in deiner eigenen Cloud, DSGVO-konform, wartungsarm.

    • 09

      Individuelle API-Integrationen

      Wenn Zapier oder Make an Grenzen stoßen, bauen wir eigene Schnittstellen.

    Nutzen

    Was Prozessautomatisierung deinem Unternehmen bringt

    • Weniger manuelle Übertragung zwischen Tools – wiederkehrende Schritte laufen automatisiert.

    • Weniger Fehler durch klare Regeln und Validierungen.

    • Konsistente Daten in CRM, ERP, Buchhaltung und Marketing.

    • 24/7-Prozesse ohne Nacht-, Wochenend- oder Urlaubslücken.

    • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit – niemand mag Copy & Paste.

    • Skalierung ohne linear wachsende Personalkosten.

    • Klare Übergabepunkte zwischen Teams, statt Wissen in E-Mails.

    • Volle Transparenz durch Monitoring und Logs.

    Ablauf

    So automatisieren wir deine Prozesse

    Wir starten mit dem Nutzen, nicht mit dem Tool. Erst analysieren, dann priorisieren, dann bauen – Quick Wins zuerst.

    1. Phase 01

      Kick-off & Zieldefinition

      Welche Prozesse fressen Zeit? Wo entstehen Fehler? Was ist geschäftskritisch?

    2. Phase 02

      Prozess-Audit

      Wir mappen bestehende Abläufe, Tools, Datenflüsse und identifizieren Bruchstellen.

    3. Phase 03

      Automations-Roadmap

      Priorisierung nach Aufwand, Nutzen und Risiko – 3 Quick Wins zuerst.

    4. Phase 04

      Blueprint & Datenmodell

      Trigger, Bedingungen, Aktionen, Fehlerfälle – jeder Flow wird vorher gezeichnet.

    5. Phase 05

      Build in Make / n8n / Zapier

      Wir setzen die Flows plattformgerecht um – inkl. Error-Handling und Logging.

    6. Phase 06

      Testlauf mit Echtdaten

      Parallelbetrieb mit dem alten Prozess – bis alle Edge Cases sauber laufen.

    7. Phase 07

      Go-Live & Übergabe

      Dokumentation, Monitoring-Dashboard, Schulung deines Teams.

    8. Phase 08

      Wartung & Ausbau

      Monitoring, Optimierung, neue Flows – dein Automations-Layer wächst mit.

    Region

    Workflow-Automation Agentur für Nürnberg, Fürth, Erlangen und bundesweit

    Wir arbeiten mit Mittelstand, Industrie und Startups aus der Metropolregion Nürnberg und bundesweit remote. Persönlicher Kontakt vor Ort ist möglich – die meisten Flows entstehen jedoch effizient remote.

    Einsatzgebiet: Nürnberg · Fürth · Erlangen · Schwabach · Ansbach · Roth · Erlangen-Höchstadt · Neustadt an der Aisch · Herzogenaurach · Forchheim

    Warum makemaiweb

    Warum Unternehmen ihre Automation mit uns bauen

    • Zertifizierte Erfahrung mit Make, n8n, Zapier und Custom-APIs.
    • self-hosted n8n für DSGVO-kritische und regulierte Branchen.
    • Saubere Fehlerbehandlung, Retries und Alerts – kein „silent fail“.
    • Dokumentierte Flows, keine Blackbox – dein Team kann übernehmen.
    • Erfahrung mit HubSpot, Pipedrive, Salesforce, DATEV, Lexoffice, Shopify, WooCommerce.
    • Kombination mit KI-Modellen für Klassifizierung, Extraktion und Entscheidung.
    • Fixe Ansprechpartner statt Ticket-System.

    Referenz-Typen

    Typische Automations-Projekte

    • Lead-Routing von Website, Ads & Messeleads ins CRM inkl. Anreicherung
    • Rechnungslauf: OCR → Prüfung → Freigabe → DATEV
    • Onboarding neuer Kunden: Vertrag, Rechnung, Zugänge, Welcome-Mail automatisch
    • Shop ↔ ERP ↔ Versand-Synchronisation in Echtzeit
    • Wöchentliches Marketing-Reporting aus 6 Kanälen als PDF an die GF
    • Support-Ticket-Routing mit KI-Klassifizierung nach Priorität und Team
    • Recruiting-Pipeline: Bewerbung → Vorqualifikation → Terminvorschlag
    • Reklamations-Workflow mit Statusupdates und automatischer Kundeninfo

    FAQ

    Häufige Fragen zu n8n und Prozessautomatisierung

    Zapier ist am einfachsten für einfache 1:1-Integrationen. Make eignet sich hervorragend für komplexe visuelle Workflows mit Verzweigungen. n8n ist self-hostbar, quelloffen und ideal für DSGVO-sensible oder größere Volumen. Wir wählen die Plattform pro Flow – manchmal kombiniert.

    Nächster Schritt

    Automatisiere die 3 nervigsten Prozesse zuerst.

    Wir zeigen dir im kostenlosen Audit, wo bei dir am meisten Zeit versickert – und wie schnell sich das drehen lässt.

    Kostenlose Software-Potenzialanalyse anfragen

    Beschreibe dein Vorhaben – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ersten Einschätzung.

    Wie arbeiten Sie aktuell? *