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Rechnungsautomatisierung mit KI-OCR – Schluss mit tippen, prüfen und weiterleiten.
Eingangsrechnungen manuell erfassen ist die teuerste Fingerübung im Unternehmen. Unsere KI-Rechnungsautomatisierung liest jede Rechnung automatisch aus – PDF, Foto, Scan oder E-Mail-Anhang – prüft sie gegen Bestellungen, holt Freigaben ein und bucht direkt nach DATEV, lexoffice, SAP oder deinem ERP.
Situation
Wo Rechnungsautomatisierung sofort spart
Wenn Buchhaltung, Einkauf oder GF Rechnungen manuell abtippen, prüfen oder freigeben, gibt es fast immer ein zweistelliges Prozent Einsparpotenzial.
Rechnungen werden per Hand ins ERP oder DATEV getippt – fehleranfällig und langsam.
Prüfung gegen Bestellungen und Lieferscheine kostet Stunden pro Woche.
Freigaben laufen über E-Mail, gehen unter oder werden vergessen.
Skonto-Fristen verstreichen, weil Rechnungen zu spät gebucht werden.
Buchhaltung ist Engpass – ohne sie stoppt der Rechnungslauf.
Sammelrechnungen, ausländische Rechnungen und Formate machen zusätzlich Arbeit.
Lösungen
Diese OCR-Lösungen bauen wir
Wir kombinieren klassische OCR mit KI-Verstehen (GPT-Vision, Claude Vision, Azure Document Intelligence), sodass auch schlecht gescannte oder ungewöhnlich formatierte Rechnungen sauber verarbeitet werden.
- 01
Eingangsrechnungen automatisch auslesen
PDF, Bild, Scan oder E-Mail-Anhang: Rechnungsdaten, Positionen, Steuern werden strukturiert extrahiert.
- 02
3-Way-Match: Bestellung, Lieferschein, Rechnung
Automatischer Abgleich, Abweichungen werden markiert und zur Klärung vorgelegt.
- 03
Freigabe-Workflows
Digitale Freigaben nach Kostenstelle, Betragsgrenze und Rollen – per Web, App oder Slack/Teams.
- 04
DATEV- und lexoffice-Anbindung
Direkte Übergabe an DATEV Unternehmen Online, lexoffice, sevDesk, Buchhaltungsbutler.
- 05
ERP- und SAP-Integration
Buchung nach SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Odoo oder Individual-ERP inkl. Kostenstellen.
- 06
Ausgangsrechnungen automatisiert versenden
Rechnungen erstellen, versenden, mahnen und mit Zahlungen abgleichen – im Hintergrund.
- 07
Mahnwesen & Zahlungsabgleich
Kontoauszug einlesen, offene Posten matchen, Mahnungen KI-gestützt formulieren.
- 08
GoBD- und DSGVO-konform
Revisionssichere Archivierung, unveränderliche Belege, EU-Hosting, dokumentierte Prozesse.
- 09
ZUGFeRD / XRechnung / e-Rechnung
Vorbereitet auf die verpflichtende E-Rechnung ab 2025/2027 – Empfang und Versand inklusive.
Nutzen
Was Rechnungs-Automatisierung deinem Unternehmen bringt
Bis zu 90 % weniger manuelle Erfassungszeit.
Skonto-Erträge realisieren durch schnellere Buchung.
Weniger Fehler – KI prüft, was Menschen übersehen.
Volle Transparenz: Jeder Beleg mit Status, Freigabe und Historie.
Buchhaltung ist nicht mehr Engpass – auch bei Volumen-Peaks.
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung.
Vorbereitet auf verpflichtende E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD).
ROI oft binnen 4–8 Monaten sichtbar.
Ablauf
So automatisieren wir deinen Rechnungslauf
Wir starten mit einem Testbatch echter Rechnungen. Erst wenn Erkennungsquote und Buchungslogik passen, geht das System in den Regelbetrieb.
Phase 01
Kick-off & Ziele
Volumen, Formate, Systeme, Prüf- und Freigabelogik werden geklärt.
Phase 02
Rechnungs-Audit
Wir analysieren 50–200 echte Rechnungen: Formate, Auffälligkeiten, Sonderfälle.
Phase 03
Prozess- & Regeldesign
Prüfregeln, Freigabestufen, Kostenstellen-Logik und Fehlerbehandlung werden definiert.
Phase 04
Pilot mit Testbatch
Erste Rechnungen laufen automatisch – wir messen Erkennungsquote und Fehlerarten.
Phase 05
Integration DATEV / ERP
Sichere Anbindung mit Test-Mandant, Zwei-Faktor, revisionssicherer Ablage.
Phase 06
Parallelbetrieb
System läuft parallel zur klassischen Buchhaltung, bis Genauigkeit dauerhaft > 98 % ist.
Phase 07
Go-Live
Umschaltung mit Backup-Prozess, Monitoring-Dashboard und Team-Schulung.
Phase 08
Optimierung & E-Rechnung
Weiter Lernen aus Sonderfällen, XRechnung-Empfang, Mahnwesen-Ausbau.
Region
OCR- und Buchhaltungs-Automation für Mittelstand in Nürnberg, Fürth und Erlangen
Wir arbeiten mit Handel, Handwerk, Industrie und Dienstleistern aus der Metropolregion Nürnberg und bundesweit. Persönliche Betreuung, saubere Prozesse, dokumentierte Systeme.
Einsatzgebiet: Nürnberg · Fürth · Erlangen · Schwabach · Ansbach · Roth · Erlangen-Höchstadt · Neustadt an der Aisch · Herzogenaurach · Forchheim
- Zeiterfassung-Software entwickeln lassen
- Projektmanagement-Software entwickeln lassen
- Dashboards & Reporting-Software
- Anfrage- & Angebotsportal entwickeln lassen
- Dokumentenmanagement (DMS) entwickeln lassen
- Ticket- & Supportsystem entwickeln lassen
- Baufortschritt & Checklisten-App
- Individuelle Softwareentwicklung (Hub)
- Hub: KI-Automatisierung
- Prozessautomatisierung mit Make & n8n
- KI-Chatbot Entwicklung
- KI-Telefonassistent
- KI-Fördermittel für KMU
- KI-Automatisierung in Webanwendungen
Warum makemaiweb
Warum Unternehmen ihre Rechnungsautomatisierung mit uns bauen
- Über 500.000 Rechnungen jährlich in unseren Kundenprozessen verarbeitet.
- Erfahrung mit DATEV, lexoffice, sevDesk, Buchhaltungsbutler, SAP, Sage, Odoo.
- GoBD-konforme, revisionssichere Ablage von Anfang an.
- Vorbereitet auf verpflichtende E-Rechnung und XRechnung ab 2025/2027.
- Sicheres Freigabekonzept nach 4-Augen-Prinzip.
- Saubere Fehlerbehandlung: Kein Beleg geht verloren.
- Persönlicher Ansprechpartner, keine Ticket-Warteschlange.
Referenz-Typen
Typische Automations-Projekte in der Buchhaltung
- Eingangsrechnungs-OCR mit 3-Way-Match und DATEV-Übergabe
- Automatische Kostenstellen- und Kontenzuordnung per KI
- Ausgangsrechnungs-Versand aus CRM inkl. XRechnung
- Kontoauszug einlesen und offene Posten automatisch matchen
- Mahnwesen mit KI-formulierten, personalisierten Mahnungen
- Reisekosten- und Beleg-App mit direkter Buchung
- Freigabe-Workflow per Slack/Teams für dezentrale Teams
- Revisionssichere Archivierung mit GoBD-Zertifizierung
FAQ
Häufige Fragen zur Rechnungsautomatisierung
Nächster Schritt
Automatisiere den teuersten Prozess in deiner Buchhaltung.
Wir starten mit einem Testbatch deiner echten Rechnungen und zeigen dir Erkennungsquote und ROI – ehe du dich entscheidest.