dokumente // dms

    Dokumente, die auffindbar auffindbar und verbindlich

    Verträge, Pläne, Nachweise, Protokolle und Rechnungen an einem Ort: mit Versionen, Freigaben, Fristen und einer Suche, die auch den Inhalt gescannter Dokumente findet. Zuständigkeiten sind hinterlegt, nichts liegt mehr nur auf einem Laufwerk.

    DMS-Projekt anfragenSo funktioniert es
    Volltext
    auch in Scans
    Version
    lückenlos
    Fristen
    überwacht
    DE
    Serverstandort

    Situation

    Was ungeordnete Ablagen kosten

    Die Suche nach Dokumenten ist selten spektakulär – sie frisst nur jeden Tag Zeit und erzeugt im Ernstfall echtes Risiko.

    • Dateien liegen auf Laufwerken, in Mailpostfächern und in Cloud-Ordnern gleichzeitig.

    • Niemand weiß sicher, welche Version die gültige ist.

    • Freigaben passieren per Mail und lassen sich später nicht belegen.

    • Gescannte Unterlagen sind nicht durchsuchbar.

    • Aufbewahrungs- und Löschfristen werden nicht überwacht.

    • Bei Prüfungen und Audits entsteht jedes Mal Suchaufwand.

    Wie es funktioniert

    Ein Dokument von der Ankunft bis zur Archivierung

    Der Lebenszyklus ist immer gleich – und genau deshalb lässt er sich zuverlässig automatisieren.

    Ablage
    layer_01

    Struktur nach Vorgang statt nach Laufwerk.

    Suche
    layer_02

    Volltext, Filter und Metadaten.

    Freigabe
    layer_03

    Vier-Augen-Prinzip mit Protokoll.

    Rechte
    layer_04

    Wer darf sehen, ändern, löschen.

    1. Szene 01

      Ankommen

      Dokumente entstehen per Upload, Scan, E-Mail-Postfach oder direkt aus einem anderen System – automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.

    2. Szene 02

      Erkennen und verschlagworten

      Texterkennung liest Belegnummer, Datum, Betrag und Absender aus. Metadaten entstehen automatisch statt per Handeingabe.

    3. Szene 03

      Prüfen und freigeben

      Freigabeketten mit Vertretung, Kommentaren und unveränderbarem Protokoll – sichtbar, wer wann was entschieden hat.

    4. Szene 04

      Wiederfinden

      Volltextsuche über alle Dokumente inklusive Scans, kombinierbar mit Filtern nach Kunde, Projekt, Typ und Zeitraum.

    5. Szene 05

      Aufbewahren und löschen

      Fristen werden überwacht, Aufbewahrung dokumentiert und Löschpflichten nach DSGVO automatisch angestoßen.

    Funktionen

    Funktionen eines individuellen DMS

    Genau die Struktur, die zu euren Vorgängen passt – ohne überladene Standardsoftware.

    • 01

      Vorgangsbezogene Ablage

      Dokumente hängen an Kunde, Projekt, Objekt oder Auftrag statt an einer Ordnerhierarchie.

    • 02

      OCR & Volltextsuche

      Auch PDFs und Scans werden durchsuchbar, inklusive Ergebnisvorschau.

    • 03

      Freigaben & Versionen

      Jede Änderung ist nachvollziehbar, ältere Stände bleiben abrufbar.

    • 04

      Rechte & Sichtbarkeit

      Feingranulare Rechte je Rolle, Abteilung, Projekt oder Dokumenttyp.

    • 05

      Fristenmanagement

      Vertragslaufzeiten, Prüftermine und Aufbewahrungsfristen mit Vorwarnzeit.

    • 06

      Automatische Verteilung

      Eingehende Dokumente werden erkannt, zugeordnet und an die richtige Person weitergeleitet.

    Module

    Bausteine eures Dokumentensystems

    Scroll weiter: die Module laufen horizontal durch.

    01 / 06

    Eingang

    Upload, Scan, Mailpostfach und Schnittstellen.

    02 / 06

    Erkennung

    OCR und automatische Verschlagwortung.

    03 / 06

    Freigabe

    Prüfketten mit Protokoll und Vertretung.

    04 / 06

    Suche

    Volltext, Filter und gespeicherte Abfragen.

    05 / 06

    Sicherheit

    Rechte, Verschlüsselung und Zugriffslog.

    06 / 06

    Archiv

    Fristen, Aufbewahrung und Löschkonzept.

    Weiterscrollen — horizontal

    Stack & Integrationen

    PostgreSQL
    n8n / Make
    Rollen & Rechte
    REST & Webhooks
    Mobile-first
    DSGVO / Hosting DE
    PostgreSQL
    n8n / Make
    Rollen & Rechte
    REST & Webhooks
    Mobile-first
    DSGVO / Hosting DE
    PostgreSQL
    n8n / Make
    Rollen & Rechte
    REST & Webhooks
    Mobile-first
    DSGVO / Hosting DE

    Nutzen

    Was ihr davon habt

    • Dokumente sind in Sekunden statt Minuten gefunden.

    • Eindeutig gültige Versionen ohne Verwechslungsgefahr.

    • Belegbare Freigaben für Prüfungen und Audits.

    • Weniger Risiko durch überwachte Fristen.

    • Sauberes Löschkonzept nach DSGVO.

    • Keine Lizenzkosten pro Nutzer und Monat.

    Ablauf

    So entsteht euer DMS

    Wir beginnen mit dem Dokumenttyp, der heute am meisten Aufwand verursacht.

    1. Phase 01

      Dokumentenanalyse

      Welche Typen gibt es, wer arbeitet damit, welche Fristen gelten?

    2. Phase 02

      Struktur & Rechte

      Metadatenmodell, Vorgangsbezug und Rollenkonzept werden festgelegt.

    3. Phase 03

      Erstversion

      Ablage, Suche und Freigabe für den wichtigsten Dokumenttyp gehen live.

    4. Phase 04

      Automatisierung

      OCR, automatische Zuordnung und Fristenüberwachung kommen dazu.

    5. Phase 05

      Migration & Betrieb

      Bestandsdaten werden übernommen, das System laufend betreut.

    FAQ

    Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

    Nur wenn ihr alles auf einmal wollt. Wir starten mit einem Dokumenttyp und dem tatsächlichen Ablauf – das ist oft schlanker und günstiger als eine große Standardlösung mit Anpassungsprojekt.

    Weiter

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    Dokumentenchaos beenden

    Schildert kurz, welche Dokumente euch am meisten Zeit kosten. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer Einschätzung.

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