voice-ki // 24/7 telefon
KI-Telefonassistent, der keinen Anruf mehr verpasst.
Kein Kunde soll mehr in der Warteschleife hängen oder auf die Mailbox sprechen. Unser KI-Telefonassistent nimmt Anrufe deutschsprachig an, versteht Anliegen, bucht Termine im Kalender, qualifiziert Leads und leitet Notfälle sofort an einen Menschen weiter – 24 Stunden am Tag, an 365 Tagen im Jahr.
Situation
Wann sich ein KI-Telefonassistent rechnet
Jeder unbeantwortete Anruf ist verlorenes Geschäft. Ein KI-Assistent lohnt sich überall dort, wo das Telefon Vertriebs- oder Servicekanal ist.
Telefon ist außerhalb der Bürozeiten stumm – Kunden gehen zur Konkurrenz.
Mitarbeiter werden ständig aus der eigentlichen Arbeit gerissen, um Anrufe entgegenzunehmen.
Praxen, Kanzleien und Dienstleister verlieren Termine, weil niemand ans Telefon geht.
Support-Anrufe zu Standardfragen blockieren teure Fachkräfte.
Interessenten legen auf, weil sie in der Warteschleife hängen.
Es fehlt saubere Dokumentation, wer wann warum angerufen hat.
Lösungen
Diese Voice-KI-Lösungen bauen wir
Von einfacher Anrufannahme bis zum voll integrierten Telefon-Assistenten mit Kalender-, CRM- und Ticketanbindung.
- 01
Inbound-Anrufannahme
KI nimmt Anrufe entgegen, erkennt das Anliegen und leitet passend weiter oder beantwortet direkt.
- 02
Termin- und Reservierungsbuchung
Voice-KI bucht Termine live im Kalender – Praxis, Kanzlei, Werkstatt, Restaurant.
- 03
Lead-Qualifizierung am Telefon
Vertriebsrelevante Anrufe werden qualifiziert und mit Zusammenfassung ins CRM geschrieben.
- 04
Support & FAQ-Beantwortung
Standardfragen zu Öffnungszeiten, Status, Preis werden direkt beantwortet – ohne Team-Belastung.
- 05
Notfall- und Eskalationsrouting
Kritische Anliegen werden sofort per Weiterleitung, SMS oder Push an Bereitschaft eskaliert.
- 06
Mehrsprachige Anrufe
Deutsch, Englisch, Türkisch, Französisch – automatische Sprachumschaltung.
- 07
Rückruf- und Transcript-Zusammenfassung
Jeder Anruf mit Transkript, Zusammenfassung und Action Items in dein System.
- 08
Anbindung an CRM, Ticket & Kalender
HubSpot, Pipedrive, Zendesk, Freshdesk, cal.com, Google, Outlook – alles möglich.
- 09
DSGVO-konform & EU-gehostet
Aufnahme-Consent, EU-Hosting, dokumentierte Datenflüsse, Löschkonzepte.
Nutzen
Was ein KI-Telefonassistent deinem Unternehmen bringt
100 % Erreichbarkeit – rund um die Uhr, ohne Krankheitsausfälle.
Weniger entgangene Termine und Umsätze außerhalb der Bürozeit.
Entlastung von Empfang, Assistenz und Fachkräften bei Standardanrufen.
Konsistente Gesprächsqualität – kein schlechter Tag, keine Übermüdung.
Saubere Dokumentation jedes Anrufs mit Transkript und Zusammenfassung.
Schnelle Skalierung bei Anfragen-Peaks (Kampagne, Werbung, Krise).
Höhere Kundenzufriedenheit durch sofortige Reaktion.
Datenbasis: Welche Anliegen kommen wirklich rein?
Ablauf
So entsteht dein KI-Telefonassistent
Voice-KI ist mehr als „Text-zu-Sprache“. Wir designen Gesprächsführung, Guardrails und Übergabe, damit Kunden nicht merken, dass sie mit KI sprechen – oder es entspannt akzeptieren.
Phase 01
Discovery-Workshop
Anrufszenarien, Zielgruppen, Tonalität, Eskalationsregeln werden geklärt.
Phase 02
Wissensbasis & Skript-Audit
Wir sichten bestehende FAQs, Skripte und Prozesse und bauen die Wissensbasis.
Phase 03
Konversations-Design
Gesprächsflows, Ausweichrouten, Übergabepunkte und rechtliche Hinweise werden definiert.
Phase 04
Voice-Prototyp
Du rufst eine Testnummer an und sprichst live mit deinem Assistenten.
Phase 05
Integration & Rufnummer
Anbindung an Telefonanlage, SIP, Cloud-Telefonie, CRM, Kalender und Ticketsystem.
Phase 06
Pilotbetrieb
Parallelbetrieb mit echtem Team – wir werten Gespräche aus und optimieren.
Phase 07
Rollout & Skalierung
Voller Livebetrieb mit Monitoring, Reporting und Rufnummernumleitung.
Phase 08
Betrieb & Optimierung
Monatliche Reviews, neue Szenarien, neue Sprachen – dein Assistent lernt weiter.
Region
Voice-KI Agentur für Nürnberg, Fürth, Erlangen und deutschlandweit
Wir betreuen Praxen, Kanzleien, Handwerksbetriebe, Dienstleister und Industrieunternehmen aus der Metropolregion Nürnberg und bundesweit. Persönlich vor Ort, technisch remote.
Einsatzgebiet: Nürnberg · Fürth · Erlangen · Schwabach · Ansbach · Roth · Erlangen-Höchstadt · Neustadt an der Aisch · Herzogenaurach · Forchheim
- Zeiterfassung-Software entwickeln lassen
- Projektmanagement-Software entwickeln lassen
- Dashboards & Reporting-Software
- Anfrage- & Angebotsportal entwickeln lassen
- Dokumentenmanagement (DMS) entwickeln lassen
- Ticket- & Supportsystem entwickeln lassen
- Baufortschritt & Checklisten-App
- Individuelle Softwareentwicklung (Hub)
- Hub: KI-Automatisierung
- KI-Chatbot Entwicklung
- Prozessautomatisierung mit Make & n8n
- Rechnungsautomatisierung mit OCR
- KI-Fördermittel für KMU
- KI-Automatisierung Erlangen
Warum makemaiweb
Warum Unternehmen ihren Telefon-Assistenten mit uns bauen
- Deutschsprachige Sprachmodelle mit natürlicher Prosodie.
- Enge Verzahnung mit CRM, Kalender und Ticketsystemen.
- Rechtssicherer Consent-Prozess und Aufnahme-Kennzeichnung.
- Saubere Eskalation an Menschen – kein Endlos-Bot.
- Analytics-Dashboard: Anrufvolumen, Themen, Erfolgsquote, Eskalationen.
- Erfahrung mit Sipgate, Placetel, 3CX, CallOne, Aircall, Twilio.
- DSGVO-konform, EU-Hosting, dokumentierte Datenflüsse.
Referenz-Typen
Typische Voice-KI-Projekte
- Terminbuchungs-Assistentin für Arztpraxen und Zahnärzte
- Kanzlei-Assistenz mit Mandatsvorprüfung und Rückrufkoordination
- Handwerker-Anrufannahme mit Notfallweiterleitung
- Restaurant-Reservierung inkl. Sonderwünsche und Absagen
- Support-Hotline mit KI-Vorstufe und Team-Übergabe
- Vertriebstelefonie: Lead-Qualifizierung außerhalb der Bürozeit
- Werkstatt-Terminvergabe mit Fahrzeugdaten-Abfrage
- Immobilienmakler: Besichtigungen buchen mit Objekt-Info
FAQ
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Nächster Schritt
Nie wieder ein verpasster Anruf.
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir Anrufvolumen, Use Case und ROI – und zeigen dir einen echten Live-Assistenten am Telefon.